Jasa Pembuatan Aplikasi Manajemen Dokumen & Arsip Digital (DMS)

Dokumen yang tersebar di lemari, email, dan folder komputer membuat berkas sulit dicari, rawan hilang, dan tidak aman. Yajada membuat Aplikasi manajemen dokumen & arsip digital (DMS)—tempat semua dokumen terkumpul dalam satu sistem, bisa dicari dalam hitungan detik, dengan akses terkontrol dan jejak audit. Satu dokumen, satu sumber kebenaran.

Fitur Inti Aplikasi DMS

• Pusat Dokumen Terstruktur: Folder, kategori, dan metadata (tipe, pemilik, tanggal, tag).
• Pencarian Cepat + OCR: Temukan dokumen dari judul, metadata, bahkan isi teks hasil scan.
• Kontrol Akses Berlapis: Hak baca/unduh/edit per user, divisi, atau tingkat kerahasiaan.
• Versioning: Riwayat revisi—selalu tahu mana versi terbaru dan siapa mengubah.
• Reminder Masa Berlaku: Pengingat otomatis untuk kontrak, izin, sertifikat, dan STNK sebelum kedaluwarsa.
• Audit Trail: Catatan siapa mengakses, mengunggah, dan mengubah dokumen.
• Berbagi Aman: Tautan berbagi dengan batas waktu/izin, tanpa kirim file sembarangan.
• Opsi Approval & e-Sign: Alur persetujuan dan tanda tangan digital bila diperlukan.

Manfaat

• Dokumen ketemu dalam detik—tak ada lagi bongkar lemari/folder.
• Tidak ada berkas hilang; satu sumber kebenaran.
• Aman & terkontrol—akses sesuai kewenangan, terekam.
• Tidak kecolongan masa berlaku (kontrak/izin/sertifikat).
• Siap audit & kepatuhan (ISO, legal, regulator).

Disesuaikan dengan Jenis Dokumen Anda

• Arsip Dokumen HR & Kepegawaian — berkas karyawan terpusat & aman.
• Manajemen Kontrak & Dokumen Legal — pusat kontrak + reminder jatuh tempo.
• Document Control ISO & SOP — kontrol versi dokumen mutu ber-ISO.
• Dokumen Proyek & Teknik — gambar & revisi proyek terkendali.

Platform & Komplemen

Tersedia sebagai web dan mobile, berbasis cloud atau on-premise. DMS mengelola dokumen, sementara penyimpanannya bisa di server/cloud atau perangkat NAS Synology milik Anda. Bila butuh persetujuan berjenjang atas dokumen (disposisi, approval), kami integrasikan dengan aplikasi Workflow & Approval agar alurnya menyatu.

Proses Pengerjaan

1. Discovery: Pemetaan jenis dokumen, struktur folder, dan kebijakan akses.
2. Desain UI/UX: Prototype repositori, pencarian, dan tampilan mobile.
3. Pengembangan & migrasi: Bangun sistem + bantu pindahkan/indeks dokumen lama.
4. Pelatihan & go-live: Training pengguna + penataan hak akses.
5. Maintenance: Dukungan, backup, dan penambahan fitur.

Pencarian Cerdas dengan OCR

Dokumen hasil scan biasanya tidak bisa dicari isinya. Dengan OCR, teks di dalam dokumen diindeks sehingga Anda menemukan berkas berdasarkan kata di dalamnya—bukan sekadar nama file. Untuk arsip ribuan dokumen, ini menghemat waktu pencarian secara drastis.

Keamanan, Hak Akses & Retensi

Dokumen sensitif dilindungi hak akses berlapis, tautan berbagi berbatas waktu, dan audit trail setiap akses. Kebijakan retensi mengatur berapa lama dokumen disimpan dan kapan diarsipkan/dimusnahkan—penting untuk kepatuhan dan kerapian.

Migrasi Dokumen Lama

Kami membantu memindahkan dan menata dokumen dari folder komputer, email, atau lemari fisik (via pemindaian) ke dalam struktur yang konsisten dengan metadata—agar sistem baru langsung bernilai sejak hari pertama.

Estimasi Biaya

DMS inti (repositori, pencarian, akses, versioning) berbeda dengan sistem lengkap beserta OCR, reminder masa berlaku, e-sign, dan integrasi. Biaya juga dipengaruhi volume dokumen yang dimigrasi. Kami beri penawaran setelah memahami kebutuhan Anda.

Yajada melayani pembuatan aplikasi DMS/arsip digital untuk perusahaan di seluruh Indonesia. Hubungi kami untuk memetakan dokumen mana yang paling mendesak dirapikan.