Jasa Pembuatan Aplikasi Workflow & Approval (Otomasi Proses Bisnis)

Birokrasi manual—persetujuan cuti lewat kertas, reimburse yang mengejar tanda tangan, pengadaan via email, pelaporan K3 di buku—membuat proses lambat, rawan terselip, dan sulit diaudit. Yajada membuat Aplikasi workflow & approval custom yang mendigitalkan proses bisnis internal Anda secara real-time: setiap pengajuan tercatat, disetujui berjenjang dari mana saja, dan punya jejak audit yang rapi.

Fitur Inti Aplikasi Workflow & Approval

• Form & Workflow Builder: Rancang formulir dan alur persetujuan sesuai SOP tiap proses.
• Approval Berjenjang (Multi-level): Rute persetujuan berdasarkan jabatan, nominal, atau departemen.
• Approve dari HP: Setujui/ tolak langsung dari notifikasi WhatsApp/email atau aplikasi mobile.
• Notifikasi Real-Time: Pemberitahuan otomatis di setiap tahap ke pemohon dan approver.
• SLA & Eskalasi: Pengingat dan eskalasi otomatis bila persetujuan tertunda.
• Audit Trail: Jejak lengkap siapa mengajukan, menyetujui, kapan, dan catatannya.
• Dashboard & Laporan: Status proses, waktu penyelesaian, dan bottleneck.
• Hak Akses & Integrasi: Peran pengguna serta integrasi ke HRIS, accounting, dan sistem lain.

Contoh Proses yang Kami Digitalkan

• Approval Cuti & Kehadiran — pengajuan & persetujuan cuti/izin/lembur.
• Reimbursement & Klaim Biaya — klaim biaya dari unggah bukti sampai siap bayar.
• e-Procurement & Approval PO — PR, penawaran vendor, dan approval PO.
• Pelaporan HSE/K3 — lapor insiden, inspeksi, dan tindak lanjut.

Selain itu: disposisi surat, persetujuan dokumen, permintaan IT/aset, pengajuan anggaran, dan proses internal lain sesuai kebutuhan Anda.

Manfaat untuk Bisnis

• Proses lebih cepat—tak ada lagi menunggu tanda tangan fisik.
• Transparan & terlacak—status dan jejak audit jelas.
• Mengurangi kesalahan & dokumen hilang.
• Kepatuhan lebih mudah (audit, sertifikasi, regulator).
• Produktivitas naik, beban administrasi turun.

Platform & Integrasi

Dibangun sebagai aplikasi web (admin & approver) dan mobile (Android/iOS) untuk karyawan dan atasan lapangan, berbasis cloud atau on-premise. Dapat diintegrasikan ke HRIS, accounting/ERP, dan WhatsApp. Untuk otomasi integrasi antar-aplikasi (menghubungkan sistem yang sudah ada), kami juga mengerjakan otomasi workflow berbasis n8n sebagai pelengkap.

Proses Pengerjaan

1. Discovery: Pemetaan proses & alur approval (as-is → to-be).
2. Desain UI/UX: Prototype form, alur, dan tampilan mobile.
3. Pengembangan bertahap: Proses prioritas dulu (mis. cuti/reimburse), lalu meluas.
4. Pelatihan & go-live: Training pengguna + pendampingan adopsi.
5. Maintenance: Dukungan, penambahan proses, dan backup berkala.

Contoh Alur Approval yang Bisa Didigitalkan

Misalnya pengajuan reimburse: karyawan unggah struk → sistem cek kebijakan → atasan menyetujui dari HP → Finance menerima daftar siap bayar—semua dengan notifikasi dan jejak waktu. Pola yang sama berlaku untuk cuti, lembur, PO, pengajuan IT/aset, dan disposisi dokumen. Setiap proses punya form, rute, dan aturan sendiri.

Keamanan, Integrasi & Audit

Setiap tindakan tercatat (siapa, kapan, catatan apa) sehingga siap audit. Hak akses diatur per peran, dan sistem dapat diintegrasikan ke HRIS, accounting, dan WhatsApp. Eskalasi otomatis menjaga proses tidak mandek saat approver berhalangan.

ROI: Efisiensi yang Terukur

Proses yang tadinya butuh berhari-hari mengejar tanda tangan bisa selesai dalam hitungan jam. Manajemen juga memperoleh data waktu penyelesaian dan bottleneck—dasar untuk perbaikan berkelanjutan.

Estimasi Biaya

Satu proses inti (mis. approval cuti atau reimburse) lebih ringan dibanding platform multi-proses dengan integrasi. Kami sarankan mulai dari proses paling menyita waktu, lalu memperluas—penawaran bertingkat sesuai jumlah proses dan integrasi.

Yajada melayani pembuatan aplikasi workflow & approval untuk perusahaan di seluruh Indonesia. Hubungi kami untuk memetakan proses mana yang paling mendesak didigitalkan.